Personel Özlük Dosyalarında Bulunması Gerekli Evraklar

İşçi özlük dosyası hakkındaki düzenlemeler 10.06.2009 tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesi ve 104. Maddesi ile çalışma hayatımıza girmiş ve işverenlerce bu belge ve formların düzenlenmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir.
 

4857 Sayılı Kanunda İşçi özlük dosyası aşağıda belirtilen madde ile düzenlenmiştir:

İşçi Özlük Dosyası 
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
 
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
 
İş Kanunu 75. Maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşçi çalıştıran her işveren tarafından yasal olarak yapılması zorunlu olup, işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde her işçi için idari para cezası söz konusudur. Özlük dosyası olmaması cezayı gerektirmekle birlikte, hem denetimlerde, hem de ihtilaflı hallerde ispat için bulundurulması gerekir.
 
İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu imzalamazsa, bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır, işçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir. 
İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır. Bu nedenle çalışan her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur.
 

İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

1. İşe başvuru formu
2. Eleman istek formu
3. Hizmet sözleşmesi
4. 2 adet Vesikalık fotoğraf
5. İşe giriş Periyodik 
6. Sağlık raporu
7. İkametgah belgesi
8. Nüfus cüzdanı fotokopisi
9. Adli sicil kaydı
10. Diploma fotokopisi
11. Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1a
12. GSS Giriş Bildirgesi
13. SGK Sigortalı Bildirim Belgesi
14. Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi
15. Kan Grubunu gösterir belge
16. Demirbaş malzeme teslim belgesi
17. Ücret hesap pusulası
18. Eğitim belgeleri, sertifikaları ve ihtisas gerektiren işlere ait sertifika fotokopisi
19. Referansları ve CV’si
20. Aile durum bildirimi formu, evli ise evlilik cüzdanı fotokopisi
21. Askerlik durumunu gösterir belgeler
22. Ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izin ile ilgili dilekçe veya formlar
23. Yıllık ücretli izin cetveli
24. İhtarnameler ve disiplin kurulu kararları
25. Çalışma belgesi
26. Fazla çalışma onay belgesi
27. İşe izinsiz gelmeme / İşe geç gelme tutanağı ve ihtarı
28. İş sağlığı ve güvenliği malzemeleri teslim tutanağı ve kullanma taahhütnamesi
29. İş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen eğitim ve uyarılara ilişkin yazılar
30. Deneme süresi değerlendirme formu
31. Özürlü işçi ise sakatlık raporu aslı veya fotokopisi
32. Sakatlık indiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı
33. Özürlü işçi, eski hükümlü veya terör mağduru ise T. İş kurumuna müracaat kayıt evrakı
34. İşçi tarafından hastalık veya kaza sonucu alınan rapor aslı ve sureti
35. Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
36. Doğum yapan kadının emzirme izin talep dilekçesi
37. Yabancı uyruklu işçi çalışma izin belgesi
38. 18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveynin muvafakatnamesi
39. İş kazalarında yapılması gereken idari işlemler ve iş kazası bildirimi
40. İş kazası tutanağı
41. İstifa dilekçesi
42. İbraname
43. Toplu İşçi çıkarılması ile ilgili olarak 1 ay önceden bölge çalışma Müdürlüğü’ne ve Türkiye iş kurumuna verilecek yazı örneği
44. İşe gelmeyen işçinin en son adresine gönderilecek noter tebligatı ihtarname
45. Daha evvel işten çıkarılan işçinin tekrar işe alınma daveti
46. Ağır tehlikeli işlerde çalıştırılan personeller için; işçilerin adı, soyadı, ve T.C. Kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste
47. Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde işçiden alınan Ulusal Bayram ve genel Tatil Günlerinde çalışmaya onay belgeleri
48. Çalıştırma yaşındaki çocukları işe almadan önce alınması zorunlu doktor raporu
49. Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar ile çocuklar için belirli periyotlarda alınması zorunlu işe devamda engel olmadığını gösteren kontrol muayene raporları
50. Hamile kadınların doğumdan üç hafta kalıncaya kadar çalışması halinde gerekli doktor onayı
51. Doğum öncesi veya sonrası izinlerin arttırılması gerektiğini gösteren doktor raporu
52. İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye verilmesi zorunlu olan “çalışma belgesi”nin bir örneği ile belgenin işçiye verildiğini gösteren ve işçinin imzasını taşıyan ispat belgesi
53. İşçinin ücretinde ve sosyal haklarında ortaya çıkan değişiklikleri gösteren belgeler
54. İşçi için uygulanan “performans ve verimlilik değerlendirme sisteminin” periyodik sonuçlarını gösteren belgeler
55. İşçiye iş süresince yapılan bildirimler, uyarılar, kurallara göre verilmiş cezalar, işçiye yapılmış savunma vermesi çağrıları, işçinin vermiş olduğu savunmalar, bildirimleri tebliğden kaçınan işçiye ilişkin tutanaklar
56. Serbest zaman kullanmak isteyen işçinin istek dilekçeleri ve serbest zaman çizelgesi
57. Denkleştirme esasının uygulandığı günlerde işçinin periyodik (en fazla 2 aylık) çalışma sürelerini ve ücretli boş zamanlarını gösteren çizelgeler
58. Terfi ve nakil işlemlerini gösteren belgeler
59. Esaslı değişiklik anlaşmaları
60. İşyerinde ilan edilen ara dinlenmeleri çerçevesinde işçiden haftalık ya da aylık alınacak ara dinlenmeleri kullandığına ilişkin belge
61. Vizite kağıtlarının örnekleri
62. İstirahat raporlarının örnekleri
63. Gece çalışması yaptırılan işlerde gece çalışmalarının 7.5 saatten fazla yapılmadığını gösteren işçinin imzasını taşıyan gece çalışma çizelgeleri
64. İşçinin gece ve gündüz postalarında çalışması halinde haftalık posta değişikliğini gösteren bireysel posta çizelgesi
65. Geçici iş ilişkisi ile devredilecek işçiden devir sırasında alınmış olan yazılı rıza
66. Kadın işçiler bakımından; çoğul gebelik varsa bunu gösteren doktor raporu, hamilelik için periyodik kontrollerin ne zaman yapılacağını gösteren kadın doğum uzmanının raporu, süt iznini nasıl kullanmak istediğini gösteren işçinin imzasını taşıyan dilekçe, bu isteğe göre oluşturulmuş süt izni çizelgesi
67. İşçiyle ilgili departmanlar arası yazışmalar ve gerekli görülen diğer belgeler
 
Yukarıda belirtilmiş olan özlük dosyasında olması gereken belgeler, durumun niteliğine göre özellik kazanmakta olup, listede yer alan belgelerin gerektirdiği bir durumun oluşması halinde dosyada bulunması zorunluluk arz edecektir. 
İşe giriş ve çıkışlarda düzenlenmesi gereken belgeler ise yukarıda yer almakta olup, işçiye imzalatılan her belgeye “okudum, kabul ediyorum.” şeklinde el yazısıyla not düşürmeniz, işçinin aksini iddia etmesi olasılığı nedeniyle lehe olacaktır. 
 

İşçi işveren tarafından işten çıkartılıyorsa imzalatılacak belgeler; 

1. İbraname,
2. bordrolar (her ay imzalatılması gerekiyor.)
3. kıdem ve ihbar tazminat çizelgeleri, 
4. İşten ayrılma bildirgesi formu

Gerekli evraklar;

5. İhbar dilekçesi (İhbarname)
Feshin niteliği ve İşçinin yaklaşımına göre Taraflar arasında İkale Sözleşmesi imzalanması suretiyle İş Akdinin karşılıklı feshi de İşveren bakımından güvenli bir yöntemdir.
İşçi kendi rızasıyla çıktı ise; istifa dilekçesi de bu belgelere eklenmelidir. 
 
Dokumanı PDF olarak indirmek için lütfen tıklayınız.
 
Saygılarımızla;
 

Tüm Haberler